Mudah, Inilah 3 Cara Membuat Undangan Digital yang Praktis!

Apakah Anda sedang memikirkan cara yang tepat untuk mengundang teman dan kerabat ke sebuah acara? Bisa jadi acara tersebut merupakan syukuran, undangan pernikahan, pesta ulang tahun, dan yang lainnya. Apapun itu event-nya, ada satu aspek penting yang harus Anda perhatikan dengan matang – yakni undangan.

Anda perlu menentukan berapa banyak orang yang ingin diundang, kemudian menuliskan nama serta alamat orang yang ingin diundang tersebut. Lalu, Anda pun perlu mengirimkan undangan tersebut secara satu per satu ke masing-masing orang yang diundang. Melelahkan sekali, bukan? Belum lagi kalau Anda menggunakan jasa desain undangan, pasti pengeluaran jadi lebih membengkak.

Padahal, sebenarnya Anda bisa lho membuat undangan secara digital dengan mudah dan praktis! Anda pun bisa mengirimkan undangan tersebut secara online, entah itu melalui Messenger seperti LINE atau WhatsApp, ataupun surat elektronik. Penasaran cara membuatnya? Yuk simak langkah-langkah di bawah ini!

Keuntungan Membuat Undangan Digital

*sumber: Microsoft Office Templates

Tadi sempat kami singgung beberapa keuntungan yang bisa diperoleh dari membuat undangan sendiri secara digital. Tapi hal itu baru ujung dari bongkahan es saja, masih ada beberapa keuntungan lainnya sebagai berikut.

1. Bisa Dikreasikan Semaunya

Kalau Anda memutuskan untuk membuat undangan sendiri, Anda pun bisa lebih fleksibel dalam menentukan ingin membuat desain undangan yang seperti apa. Tentu, menggunakan vendor yang bisa membuatkan undangan terasa lebih simpel dan mudah, karena Anda hanya tinggal melepaskan urusan undangan sepenuhnya ke pihak penyedia jasa.

Beberapa dari vendor yang bagus juga akan menyediakan beberapa kali revisi sesuai keinginan pelanggan. Akan tetapi, revisi ini biasanya terbatas hanya pada beberapa kali saja, berbeda jika Anda membuat desain undangan digital sendiri.

Ya, Anda bisa mengkreasikan desain undangan sebebas mungkin, baik itu mengubah font, mengganti warna, mengubah tata letak. Selain itu, banyak juga pilihan desain template yang bisa Anda tirukan.

2. Tidak Butuh Skill Mendesain

Biasanya, hal-hal berbau DIY (do it yourself) cenderung membutuhkan skill. Sebenarnya hal ini berlaku juga untuk pembuatan undangan digital.

Hanya saja, kini sudah banyak berbagai platform online yang memungkinkan siapapun membuat desain undangan secara mudah, contohnya ya seperti Canva. Dengan antarmukanya yang drag and drop, Anda tinggal perlu mengubah elemennya sedikit demi sedikit untuk menghasilkan karya undangan yang cantik dan memukau bagi siapapun.

3. Gratis!

Nah, ini dia yang keuntungan yang ditunggu-tunggu. Dengan membuat desain sendiri, Anda tidak perlu membayar jasa layanan pembuatan undangan – alias gratis! Hal ini sangat penting, terlebih jika Anda merencanakan sebuah acara pernikahan yang tidak memakan biaya sedikit. Lebih baik, anggaran yang tadinya diniatkan untuk bikin undangan dialokasikan ke hal lain yang lebih perlu.

4. Cepat dan Mudah Dibagikan

Umumnya, undangan perlu diantarkan ke masing-masing alamat orang yang diundang. Bayangkan betapa melelahkannya bagian ini. Misalnya ada 100 undangan, berarti Anda harus mengunjungi 100 rumah berbeda untuk mengirimkan undangannya secara manual.

Bisa saja sih menyuruh/menyewa orang lain, tapi hal ini memakan biaya. Ditambah lagi, perlu waktu banyak untuk keseluruhan undangan sampai pada tujuan. Kalau masih banyak waktu sebelum hari-H sih tidak masalah, tapi kalau kepepet?

Di sinilah keuntungan undangan digital, di mana Anda tinggal perlu mengirimkan undangannya melalui chat pribadi atau bahkan melalui grup. Selain tidak memakan biaya ongkos sama sekali, cara ini juga sangat instan dan praktis.

Cara Membuat Undangan Digital

Ada beberapa cara yang bisa ditempuh untuk membuat undangan digital. Kami akan berusaha menjelaskannya secara step-by-step agar siapapun bisa melakukannya tanpa ribet. Yuk langsung disimak saja yang berikut ini!

1. Melalui Canva

Bagi Anda yang tidak mengetahui apa itu Canva, ia adalah sebuah platform untuk membuat berbagai macam jenis desain, untuk beragam kebutuhan. Misalnya seperti banner, konten feed di Instagram, untuk membuat thumbnail di YouTube, atau bahkan desain CV dan juga cover letter.

Canva sendiri menyediakan banyak pilihan template yang disediakan secara gratis. Ada juga sih yang berbayar, biasanya karena desainnya lebih premium. Tapi, template gratis juga banyak yang bagus, kok! Ditambah lagi, Anda bisa membuatnya di mana saja, baik itu di PC maupun smartphone. Berikut langkah-langkahnya.

1. Kunjungi laman Canva.com di browser PC atau instal aplikasinya di HP, tergantung Anda mengerjakannya di perangkat mana.
2. Kemudian, ketikkan kata kunci sesuai dengan jenis undangan yang Anda butuhkan. Misalnya mau membuat desain undangan pernikahan, ketikkan saja "wedding invitation".
3. Pada daftar menu yang muncul secara dropdown, akan muncul beberapa pilihan. Klik pada menu yang diinginkan, misalnya "Wedding Invitation (Portrait)". Artinya, template yang tersedia menghadirkan rasio panjang dan lebar secara potret alih-alih persegi.
4. Pilih salah satu desain template undangan yang Anda sukai.
5. Ubah keterangan informasi agar sesuai dengan tanggal dan lokasi acara. Begitupun dengan informasi-informasi lainnya seperti nama pengantin, dan sebagainya.
6. Jika sudah selesai mengedit, tinggal klik simbol Download atau Share. Undangan pun sudah siap untuk dibagikan.

Canva memang cocok untuk Anda yang anti ribet, dan ingin memilih dari sekian banyaknya varian template yang bisa dipilih secara gratis. Kalau Anda niat, bisa juga menambahkan halaman kedua yang berisikan peta lokasi venue.

2. Menggunakan Microsoft Office

Ya, siapa sangka Microsoft Office yang kita cintai selama ini rupanya menawarkan fitur pembuatan undangan digital? Ada setidaknya dua aplikasi yang bisa Anda gunakan, yakni Microsoft Office atau Microsoft Publisher. Keduanya memiliki beragam pilihan template undangan menarik, seperti siraman bayi, ulang tahun, dan pesta pernikahan.

Oh iya, sebagai informasi, penulis menggunakan versi Microsoft Office 365. Jadi bagi Anda yang berada pada versi lain, mungkin navigasinya agak sedikit berbeda. Tapi sebagian besar langkahnya tidak berbeda untuk MS Office 2013 dan 2016.

1. Buka aplikasi Microsoft Word atau Publisher.
2. Klik File -> New.
3. Ketikkan "invitation" pada kolom pencarian yang isinya bertuliskan "Search for online templates". (Bisa juga masukkan kata kunci lebih spesifik, seperti "wedding invitation", "birthday invitation", dan sebagainya).
4. Dari beragam pilihan yang muncul, pilihlah salah satu yang paling sesuai dengan keinginan Anda.
5. Lakukan pengeditan seperlunya, seperti mengubah informasi tanggal dan lokasi acara.
6. Simpan file Anda.
7. Konversi file .docx menjadi .jpg.
8. Beberapa piilhan template menyediakan dua lembar undangan pada satu file. Tinggal crop saja menggunakan aplikasi edit foto pada ponsel.
9. Bagikan undangan secara digital ke semua tamu melalui WhatsApp, LINE, dan sebagainya.

Ini merupakan salah satu cara paling simpel yang Anda bisa lakukan. Karena, hampir semua orang memiliki Microsoft Office di PC-nya dan pembuatan undangan digital pun bisa dilakukan secara offline.

3. Melalui Evite

Selain Canva, ada juga situs yang menyediakan jasa pembuatan undangan digital secara online, namanya Evite. Ya, sesuai namanya, Evite memang merupakan sebuah electronic invitation platform yang bisa Anda gunakan tanpa ribet, menggunakan pilihan desain yang tersedia.

Bedanya, Evite tidak memiliki antarmuka WYSIWYG (What You See is What You Get) seperti Canva, melainkan menyediakan beberapa form yang harus diisikan dengan informasi yang sesuai. Ikuti langkah-langkah di bawah.

1. Kunjungi laman Evite.com
2. Klik tombol Browse Invitations.
3. Pilih salah satu kategori undangan, dan pilih desain yang diinginkan.
4. Masukkan semua informasi yang berkaitan dengan acara pada form yang tersedia.
5. Klik Continue,
6. Buat akun atau log in ke akun Evite Anda.
7. Ketikkan alamat surel atau nomor telepon genggam dari semua tamu yang mau diundang pada kolom yang tersedia. Pisahkan entri dengan tanda titik koma, contohnya seperti "tamuundangan@gmail.com; tamu2@gmail.com; 08888888".
8. Klik tombol Finish and Send di pojok kanan atas untuk mengirimkan undangan via e-mail atau SMS. Anda juga bisa menyalin link undangan dan membagikannya secara manual melalui aplikasi chat.

Sudah jadi! Enaknya Evite adalah para tamu benar-benar bisa melihat segala informasi dengan lengkap seperti siapa saja yang mengonfirmasikan RSVP, memilih menu makanan, bertukar pesan dengan tamu undangan lainnya, dan masih banyak lagi.

Nah, itulah beberapa cara yang bisa Anda pilih untuk membuat undangan secara digital. Ternyata tidak begitu sulit, bukan? Sekarang Anda tidak perlu lagi buang-buang anggaran untuk undangan.

Jadi cara mana yang lebih Anda sukai? Menggunakan Canva yang menawarkan desain-desain undangan cantik? Pakai Microsoft Office agar bisa membuat undangan tanpa menghabiskan kuota? Atau Evite yang memberikan fungsionalitas lebih dari sekadar undangan biasa? Semoga berhasil!